就職活動の最終段階で、複数の企業から内定をもらったり、自分の進路を再考した結果、内定を辞退するという状況が発生することがあります。内定辞退は就活生にとって決断が難しい局面ですが、適切なマナーを守り、トラブルを避けるための正しい対応を知っておくことが重要です。この記事では、内定辞退の際に必要なマナーとトラブルを防ぐためのポイントを解説します。
1. 内定辞退を決断するタイミング
内定辞退の意思を固めたら、できるだけ早く企業に連絡することが大切です。内定を受け入れるつもりがないと判断した場合、他の候補者にチャンスを与えるためにも、迅速に連絡を入れましょう。
特に、内定をもらった後に長期間返事を引き延ばすと、企業側に迷惑をかけることになり、今後の関係にも悪影響を与える可能性があります。早めに連絡することで、企業に対して誠実な印象を残し、トラブルを未然に防ぐことができます。
2. 内定辞退の連絡方法
内定辞退の連絡方法としては、電話が最も適切です。電話で直接担当者に連絡をすることで、誠意が伝わりやすく、マナーとしても良いとされています。が、伝えづらい場合はメールだけでも十分ですので、章末のメール例文を参考にしてみて下さい！
1. 電話での連絡手順
①準備を整える
辞退の理由を簡潔にまとめ、電話で伝える準備をしておきましょう。明確でシンプルな言葉を使うと、相手にわかりやすく伝わります。
感謝の気持ちを強調することも大切です。企業側は多くの時間と労力をかけて選考してくれたので、その努力をしっかり評価しましょう。
②担当者に直接電話をかける
内定をもらった企業の人事担当者や採用担当者に、電話をかけます。万が一、担当者が不在の場合は、折り返しの時間を確認し、できるだけ早く連絡が取れるようにします。
電話では、明るくはっきりと話し、敬意をもって対応しましょう。以下のような流れで話すのが適切です。
例:
「〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。本日は、その内定に関しまして、ご辞退させていただきたい旨をお伝えしたくお電話いたしました。」
3. 内定辞退の際に注意すべきポイント
1. 感謝の気持ちを忘れない
内定をもらうというのは、企業があなたを評価してくれた結果です。そのことに感謝し、採用プロセス全体に対するお礼を述べることが重要です。感謝の言葉は、最初と最後にしっかりと伝えましょう。
2. 辞退の理由は簡潔に
辞退の理由については、具体的な事情を詳しく話す必要はありません。「他の企業から内定を受けた」「進路を変更した」といった簡潔な理由で問題ありません。感情的な説明や詳細な個人事情は避け、あくまでビジネスライクに対応することがポイントです。
3. 相手に不快感を与えない言い回しを選ぶ
内定辞退は慎重に対応すべき場面です。企業に対して「待遇が不満」「他社の方が良い条件だった」といったネガティブな理由を伝えるのは避け、角の立たない言い回しを心掛けましょう。
4. 内定辞退のメール例文
電話で内定辞退を伝えた後、フォローアップとしてメールや書面を送るのがマナーです。以下に、内定辞退のためのメール例文を紹介します。
【内定辞退メールの例文】
件名: 内定辞退のご連絡（〇〇大学 〇〇）
本文:
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
お世話になっております。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、慎重に検討を重ねた結果、誠に勝手ながらこの度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
採用選考に際しまして、貴重なお時間とご配慮を賜り、心より御礼申し上げます。貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇学部
〇〇（名前）
メールアドレス：〇〇@〇〇.com
電話番号：〇〇-〇〇-〇〇
この例文を参考にし、簡潔かつ礼儀正しい内容で内定辞退を伝えましょう。メールを送信する際は、誤字脱字がないかや、相手の名前や会社名が正しいかどうかをしっかり確認することも大切です。
まとめ
内定辞退は慎重に対応すべき重要なプロセスですが、適切なマナーを守って早めに連絡することで、企業との良好な関係を保ちながら進めることが可能です。この記事で紹介したポイントや例文を活用して、円滑に内定辞退の手続きを進めましょう。誠実な対応を心掛けることで、就活の最後まで良い印象を残すことができます。
